働き方改革推進でリモートワーク、テレワーク、在宅勤務の機会も多くなっている。
またグローバル化に伴って、海外とのWeb会議などの機会も増えていることと思う。
自宅やカフェなど、いつもの職場ではない環境からビデオ会議に参加する際に普段は気に留めない点でのマナーやエチケットが必要になる。
服装と身だしなみ
職種に依るTPOはあるが、あくまでもビジネスシーンであることを心掛けたい。
男性であれば襟のあるシャツ。女性でもブラウスなどを着た方が良い。
例えば、ニットのドレスシャツはアイロンいらずの優れもの。
在宅勤務、Web会議にピッタリ。
髪型を整えることや髭の処理も忘れずに。
決して寝起きの状態と思われないこと。
Web会議に参加する場所に注意。音と背景
Web会議をする中で、参加者の気を散らしてしまうことに次の様な事例がある。
- 参加者以外の話し声、音楽、道路工事の音や物売りや駅構内アナウンスの声。
- 参加者を映す画面の背景を横切る人や車。
それらの対策として、
- マイク付きのイヤホン（ヘッドホン）を利用する。
- 自分が発言するとき以外は常に「ミュート」機能を使う。
- 背景には動くものを映り込ませない。
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- Web会議システムによっては画面を固定できる機能もある。
忘れてはいけない基本的な点
- 会議内容が社外秘あるいは顧客との場合、競合他社を含む第3者に聞かれる恐れの無い場所であること。
自宅からWeb会議に参加する時の注意
会議に参加する場所は、家族の生活音ができるだけ入らないこと。
そして人が画面の背景を横切らない場所で行う。
また、画面の背景に映り込む場所には注意を払う。
整理されていない本棚やクローゼットが見えないようにWeb会議の前にカメラチェックしておく。
自分の書斎や部屋がある場合や家族が留守の時間は問題ないが、そうでは無い環境であれば常に代わりになる場所を２つ～３つ考えておいた方がよい。
Web会議システムによっては、背景画面を好きな写真やイラストに変えられる仕様もある。
【Zoom会議の背景画面設定変更の方法】
PCに好きな写真やイラストをダウンロードしておけば、気分やTPOに合わせて変更することもあり。
外出先でWeb会議に入る ①意外に使えない場所
ネットカフェ ×
リモートワークで先ず思いつくのはネットカフェ。
しかしネットカフェの個室では会議での発言をすることは憚られる。
完全遮蔽型の電話もできる個室であれば良い。
無料WiFiが利用でき、通信環境としては最も適しているのだが．．．ざんねん。
ホテルのロビーやラウンジ ×
ほとんどの場合はBGMが流れている。
PCやスマホのマイクは、ホテルのロビーやラウンジのザワザワとした雑音を意外と拾っている。
ホテルの場合、宿泊者にしかWiFiのパスワードが提供されないことも多いので不便。
外出先でWeb会議に入る ②おすすめの場所
図書館や美術館のロビー 〇
人の出入りはあるが大声で話している人は少ない。BGMが流れていないことが多い。
ロビーのベンチ等では画面の背景に人が通らないように、席を工夫する。
馴染みの飲食店 〇
カフェ、バー、料理屋さん等で馴染みのお店。
お客さんが少ない時であれば、BGMやTVの電源を少しの時間だけOFFにしてもらうとか。。。
融通が利いたりするかも。
WiFiを貸してもらえることも期待できる。
自家用車 〇
意外に思いつかないかもしれないが、仕事には良い環境。
- 第3者に会議の内容を聞かれる恐れが少ない。
- クルマによっては車内で充電もできる。
- 停車する場所によっては、画面の背景を横切るものが無いようにもできる。
- もちろんWeb会議の背景を写真にすることもあり。
ポータブルWifi端末は外出先でWeb会議するためにはもっておきたい。
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- 端末はコンパクトだが連続利用時間が長いもの。
- 容量を気にせず使える定額制
- お得なお値段 ”初期費用なし、解約費用なし、契約期間縛りなし”
２つのアドバイス
繰り返しになるがWeb会議で大切な点は、
参加者の聴覚と視覚に議題以外の刺激をできるだけ減らすこと。
しかし時と場合によってはどうしても完璧にはいかないもの。そこで．．．
Web会議のミュート／アンミュートと、自画面表示／非表示を利用する。
- ミュートをデフォルトにする。
自分の発言の際に即にアンミュートに切り替える。
くしゃみや咳払い、家族との会話などは参加者の気を散らしてしまう。
ミュートのままで話し始めてしまうことがあるので、気を付けて！
- 自画面表示をデフォルトにする。積極的に参加している姿を見せる。
メモをする時を除いて、原則的にはPC画面に顔を向ける。
中座せざるを得ない時には画面を非表示にする。
～文末～