グローバルで多国籍な企業において英語の会議に参加していると気付くことがある。
- 明確なアジェンダ
- ファシリテーションの上手い人
- 応答の上手い人
言葉と文化の背景が異なる集団では議事を明確にし、明瞭に進められる。
明確なアジェンダ
- 会議招集の際に議題が記されている。
- アジェンダ（議題）に関係の無い人は参加させない。
- 参加者に直接的に関係する議題の為、遅刻は本人にとって不利と感じる。
- 会議をスタートする際にファシリテーター（議長役）が議題を確認する。
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ファシリテーションの上手い人
- 会議設定された時間と議題のバランスを配分する。
- 何度か目の議題の場合、前回の議事を振り返ることから始める。
- 会議で期待するゴールを定義し、議事をコントロールする。
- 議事が脱線しても直ぐには止めず、発展的な議論になるかどうかを見る。
- 時間の終わりに議事を総括(wrap up)する。
- 必要なアクションと担当者、期限を明瞭に合意して、閉会する。
応答の上手い人
- 事前に定義された議題を理解し、準備している。
- 会議参加者を認識しており、想定問答を整えている。
- 質問に対して次の三段論法でシンプルに返答する。
- 話の結論や目的からはじめる。
- その理由や詳細を述べる。
- 回答者の意見や思いで締める。
日本人の習性『起・承・転・結』法で返答すると、論理がぼやけてしまう。
また結論に辿りつく前に、質問者に新たな疑問を浮かばせることがある。
まとめ
グローバルな多国籍企業で経験し、感じたことをリストアップしてみた。
これらは決してその様な企業やグループだけでなく、日本企業においても参考にできると思う。
効率的な議事進行、責任をもった出席者マインドを浸透させたい。
～ 文末 ～
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